Monter un projet ou un évènement qui nécessite de respecter un deadline bien précis exige l’établissement d’un rétroplanning. Grâce à ce calendrier, il est plus aisé de connaître les tâches à réaliser pour piloter le projet. Par chance, sa mise en place est relativement simple grâce à l’utilisation de méthodes et d’outils spécifiques.

Rétroplanning : définition et avantages

Pour gérer de façon optimale et avec efficacité une action de communication, commerciale, marketing ou technique, les dirigeants et son équipe sont tenus de faire preuve d’une organisation irréprochable. La manière la plus simple de dresser un planning des tâches affectées à chaque collaborateur consiste à établir un planning en partant de la fin (rétro), d’où la notion de rétroplanning. Concrètement, cela signifie qu’il faut partir de la date de fin du projet ou du deadline et construire les actions qui sont à entreprendre en ne démarrant pas au début du projet, mais dans le sens inversé. Cette méthode de planification repose sur la même mécanique classique dans le positionnement de Jalons et des tâches, mais c’est son montage qui va être différent.

Construire un rétroplanning est avantageux à bien des égards, c’est pourquoi de nombreux professionnels ne jurent que par cette technique. Le rétroplanning garantit en tout premier lieu le respect des délais de livraison. Lorsque l’équipe travaille en tenant compte du deadline, les actions sont plus planifiées et l’efficacité est garantie. Avoir recours au rétroplanning permet également d’optimiser l’organisation du projet et les ressources déployées pour le réaliser dans les bonnes conditions. En connaissant à l’avance le type d’action à mener à un moment bien précis, il devient plus aisé de prévoir les moyens financiers et humains nécessaires à l’exécution. L’anticipation évite les éventuels dépassements de budget. Par ailleurs, mettre en place un rétroplanning est aussi intéressant pour fixer la date idéale du début de projet sans prendre le risque de retarder la livraison. Comme le deadline est connu, il est plus facile d’anticiper les imprévus. Il sera nécessaire de fixer des dates réalistes en prenant compte des divers paramètres ayant trait au projet. L’équipe ne doit surtout pas hésiter à prendre des marges pour échapper aux problèmes dus au retard. Enfin, grâce au rétroplanning, le chef de projet sera en mesure de savoir la faisabilité de l’évènement ou du projet.

Comment construire un rétroplanning ?

La conception d’un rétroplanning implique de respecter un très grand nombre d’étapes. La première phase consiste à dresser une liste de toutes les tâches à accomplir. Il est recommandé de créer des tâches et des sous-tâches pour faciliter le pilotage du projet. Les tâches principales pourront être appelées « étapes ». À titre d’exemple, lors de l’organisation d’une collecte de fonds pour une association, le chef de projet peut définir la réservation de l’emplacement du stand comme une tâche principale ou une étape. Cette dernière implique ensuite des sous-tâches comme la recherche des coordonnées du responsable des emplacements, la prise de contact et de rendez-vous, la signature du contrat et le règlement du montant dû pour la réservation, etc.

La seconde phase de la mise en place du rétroplanning va consister à déterminer le délai d’exécution de chaque tâche. Il s’agit de l’étape la plus délicate, car il n’est pas toujours facile de se projeter et de fixer la durée de certaines missions. D’où l’importance de prendre des marges pour faire face aux éventuels imprévus.

La dernière partie quant à elle nécessite d’organiser de façon cohérente l’ensemble des tâches. En synchronisant les éléments de la bonne manière, il sera nettement plus simple d’atteindre les objectifs fixés.

Une fois que la phase de préparation du contenu du projet est faite, il est maintenant temps de passer à la phase de construction du rétroplanning. Comme on l’a expliqué, le planning doit toujours commencer avec la date de livraison du projet. Les tâches à réaliser sont ensuite indiquées à partir de celles qui sont à entreprendre avant le deadline et en allant progressivement jusqu’à arriver à la date de départ de l’action.

Les outils à utiliser pour créer un rétroplanning ?

Comme il n’est pas toujours aisé d’établir un rétroplanning, les chefs de projet peuvent utiliser certains outils spécifiques. Le diagramme de Gantt s’inscrit comme l’une des formes les plus appréciées des professionnels. Les actions principales et les sous-actions à effectuer sont consignées dans l’outil collaboratif. La durée prévue pour l’exécution de chaque tâche est indiquée dans des frises chronologiques qui mentionnent précisément les dates prévisionnelles. Un autre outil efficace pour faire un rétroplanning est le tableur Excel proposé par le Pack Microsoft. Gratuit, il a aussi l’avantage d’être facile à utiliser. Le calendrier affiche une forme classique de tableau dans lequel sont référencées toutes les actions qui restent à faire. Enfin, les professionnels peuvent également choisir des logiciels de gestion de projet dont la plupart sont disponibles gratuitement en open source ou sous forme de plateforme collaborative. Ils ont la particularité d’être munis d’une foule de fonctionnalités qui aident à la conception d’un rétroplanning idéalement structuré.

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