Preuve d’une opération commerciale, la facture possède une importante valeur juridique. Elle prouve une transaction financière et représente une pièce indispensable en matière de comptabilité. Son émission est obligatoire surtout s’il s’agit d’une opération en b to b. Et pour respecter les exigences légales, elle doit figurer certaines informations essentielles.
Facturation : que représente-t-elle ? Quelles sont ses fonctions ?
La facture est un document qui retranscrit des marchandises ou des prestations vendues. Elle est émise par une structure juridique comme une société, un entrepreneur individuel ou une association et revêt une nature commerciale et comptable. La facture permet de fixer les conditions de ventes ou d’achats des marchandises, produits et services proposés à une clientèle. Sa première fonction est de nature juridique en faisant état du droit de créance du vendeur. Du point de vue commercial, elle permet d’avoir plus de précisions sur les conditions de la vente ainsi que le montant à régler. Sur le plan comptable, ce document va servir de justificatifs qui devront être utilisés au moment des comptes annuels. Enfin, sa fonction fiscale est de servir de support au contrôle de l’impôt et à l’exercice des droits en matière de TVA. Elle s’avère notamment très utile en cas de litiges en faisant office de contrat. Elle permet de vérifier les conditions de la réalisation de la vente ou de la prestation et atteste de l’engagement des deux parties concernées.
À quel moment la facturation est-elle obligatoire ?
L’émission d’une facture est une obligation en business-to-business. Dès lors que l’entreprise individuelle ou la société a opéré un échange commercial avec une autre entreprise que ce soit la réalisation d’une prestation ou la vente d’un bien, il est nécessaire d’adresser une facturation pour toutes les ventes. L’obligation concerne également les ventes à l’adresse de clients professionnels dans le cadre d’une livraison intercommunautaire. Lorsque l’entreprise opérant une vente se trouve en France, doit payer une TVA et a des clients à l’étranger, ces livraisons intercommunautaires deviendront inévitables.
Pour le cas de vente destinée aux particuliers, il se peut que la facture soit aussi obligatoire si par exemple le client en fait la demande, qu’importe le montant de la transaction. Parfois, il arrive que des sociétés effectuent des prestations de services pour des particuliers. Dans ce genre de circonstances, l’obligation consiste à dresser des notes d’honoraires et non pas des factures. Cette exigence légale s’applique dès que le coût TTC de la prestation dépasse la somme de 25 euros.
Autre point : à l’heure où les ventes en ligne explosent, l’État a instauré aussi des règles pour encadrer le marché. Désormais, les professionnels qui s’adonnent aux ventes à distance sont tenus d’émettre des factures. Toutes les entreprises opérant dans le domaine de l’e-commerce doivent se plier à cette règle que leurs clients soient des particuliers ou des professionnels.
À noter que lors des livraisons aux enchères publiques d’objets de collection ou d’œuvres d’art, il est également indispensable de dresser une facture.
Quelles sont les mentions qui doivent être retrouvées sur une facture ?
Pour être valable sur le plan juridique et fiscal, une facture doit indiquer un certain nombre d’informations à commencer par les coordonnées et informations sur l’entreprise émettrice, la dénomination de l’acheteur, son adresse et son numéro de TVA, la date de la facture et le numéro de la facture. Il sera également nécessaire de préciser la quantité de services ou de produits vendus, leur prix unitaire HT, le coût de la TVA ainsi que le prix total TTC. Il est également possible d’indiquer sur ce document les éventuels remises, rabais, ristournes ou escomptes. Si l’entreprise accorde un escompte, elle devra mentionner les conditions de celui-ci. Il sera aussi utile de parler de la pénalité légale forfaitaire d’un montant de 40 euros applicable en cas de retard du paiement.
Une fois la facture établie, elle devra être adressée au client dès la réalisation du service ou de la vente. Parfois, il est possible qu’elle soit émise de façon différée ou périodique. La transmission du document peut quant à elle s’effectuer en main propre, par voie postale ou encore par voie électronique.
Gare aux sanctions
Attention, il est très important de respecter scrupuleusement les règles de facturation, sans quoi l’entreprise s’expose à de lourdes pénalités. Lorsqu’une facture fait l’objet d’une inexactitude ou d’une omission, une amende fiscale de 15 euros est appliquée. Depuis 2019, le non-respect des règles relatives aux factures comme un défaut de mention obligatoire ou une absence de facturation peut entraîner une amende de 375 000 euros pour les entreprises.
Autre point important à savoir : les factures adressées par l’entreprise doivent être conservées entre 6 à 10 ans. Il est aussi possible de modifier le document s’il comporte des erreurs et même de l’annuler. En revanche, il est impossible de supprimer une facture. Les entreprises ont aussi le droit de mandater un prestataire et de déléguer la facturation à celui-ci.
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